一般事務アルバイト採用

一般事務アルバイトスタッフ募集の求人にご応募いただきました皆様へ

代表の大久保です。

求人サイトには文章量制限のため掲載できませんでしたが、面接の前にノベルティ製作の良いイメージだけでなく、ノベルティ受発注の流れを中心に一般事務の仕事内容を自分の言葉でお伝えさせていただきます。

私たちはこういう会社です

■温かな職場であり続けることを目標にしています。


大事なのはお客様を感動させるものづくりと口では言いながら、
会社の売上目標やノルマに縛られ、
何のために仕事をしているのかわからなくなり、
心も体も壊れていくのを感じた広告代理店での勤務。

あてもなく会社を立ち上げ、ただ一つ誓ったことは
顧客の想いに寄り添い、感動という命を吹き込もうということ。

そして皆と仲良く仕事をしたい。

ただそれだけでした。

そのため、会社の売上目標やノルマは無くし、
いいモノづくりに集中。

皆で楽しくいられる職場であることを目指しました。

根本の考えは「会社は人生をのせた舟」

順風な日もあれば突然嵐が襲ってくることもある。
その時皆が互いに助け合えば、互いの信頼と一体感が生まれ、
事業は自然といい潮の流れに導かれるように進む。

忙しい人の仕事を手伝いあい、休んだ人のフォローに皆が自然と入る。
そして、いつもオフィスに満ちている屈託のない笑い声。

行き先を無理やり決めなくとも自然に行くべきところに辿り着く。

間もなく創業から10年になりますが、ずっとそれを続けて今日まで来ました。

それが私たちです。

■今回の募集職種とお仕事内容は以下になります

弊社のノベルティ製作 webサイト「ほしい!ノベルティ」
https://www.shop-stationery.com/
を見て、日本全国から毎日50件程度のノベルティや記念品作成に関するお問合せがあります。例えば「お店の開店の記念品を100個作りたい。」といったものから「大企業のキャンペーンのノベルティを1万個作りたい。」というものまで、多岐にわたります。

また、印刷方法も1色印刷や2色印刷、フルカラー印刷、レーザー彫刻、箔押しなど様々な印刷方法があります。

そうしたお客様から頂いたオーダーに対して窓口となるのは、社員のノベルティ販売スタッフ です。販売スタッフから依頼を受け、メーカーへの商品在庫数の確認、見積り作成、請求書作成など、 販売社員の右腕になって いただくのが一般事務スタッフのお仕事になります。

作業はほぼシステム内の管理画面から作成するのですが、実際には見積りはユーザーがサイト上で行った自動見積りのデータにより、自動作成されているため、その手直しが主な作業内容になります。
ただお客様の印刷要望に合わせたアレンジが必要です。
例えば「印刷を広げたい」「印刷位置を2箇所にしたい」等様々な要望があります。
そんな時こそあなたの力の発揮のしどころです。

商品ごとに印刷範囲を広げられるものとそうでないものがあり一概には言えないのです。

印刷方法も先に述べたように様々な印刷方法があります。

ただ、ノベルティへの印刷は本当に面白く奥が深いのです。キラッキラの箔押しを金箔、赤箔、青箔と3種類の箔で作りたい。木のペンスタンドに電車の細かいイラストをレーザー彫刻で彫り込みたい。仕上がりを見てみたいワクワクした気持ちを抑え、印刷所が持てる技術を頭に入れ的確に見積りを作成していきます。

それは販売スタッフと息を合わせた協同作業になります。販売スタッフも事務スタッフの仕事の習熟度や抱えている仕事量を図りながらお願いしており、そこは仕事の中での会話の中で互いに読み取り、あうんの呼吸で仕事をしています。

研修やOJTで商品や印刷の知識を習得いただき、そうしたお客様の要望に応え書類を完成させます。 一部システムで対処しきれない複雑な見積りなどは、エクセルで作成いただきます。

大事なのは印刷範囲や商品やメーカーによって違う購入条件などを少しずつ知識を蓄えていただき、サポートの幅を広げていただくことです。それによって周囲との信頼関係もより深いものになり、スタッフとしての力量も向上していきます。

仕事の流れ

1.電話応対
新規のお客様からのお問い合わせやリピートのお客様、仕入れ先からの連絡があります。基本的には一般事務スタッフに応対いただきます。納期のことやデザインのことなど、踏み込んだ質問についての対応は販売スタッフが行います。

2.お見積り作成
弊社の取り扱い商品数は約2000点です。メーカーは約40社程度。印刷会社が5社。全てではありませんが、メーカーに在庫確認の上、商品代や印刷代、送料等を記載したお見積を弊社のシステムで作成いただきます。
ほぼシステムで自動作成されるのですが、細かなご要望に合わせて、見積を手直ししてください。

在庫確認と見積り、請求書の作成は一般事務スタッフに作成していただきます。

3.請求
郵送する書類や配送物の手配についても一般事務スタッフ に作成していただきます。

以上が一般事務の仕事の主な流れになります。研修は1週間。メーカーや商品、印刷、管理画面を使った見積り、請求書の作成等業務の流れも含め、じっくり学んでいただきます。

■仕事環境について

社長以外全員女性ですが、とにかく朝から笑い声と雑談が絶えない職場です。やるべき仕事はしっかりやって、定時に上がる。忙しい時はみんなで手伝いあって早くあがる。そういった意識が高いので、男性の自分でも程よい心地よさを実感しています。休みもしっかりとれています。

例えば今一般事務のアルバイトスタッフは 7名おり、全員が既婚女性 です。全員が家庭を持っているため、お子さんの学校の幼児や病気または本人や家庭の用事でお休みしなくてはいけないことは皆さん多々あります。そんな時は有給を使ってそちらを優先いただいて構いません。アルバイトという仕事はそういったメリットがあると思っております。

もちろんあらかじめわかっている場合は先に申告いただきますが、皆さん責任感が強いので、最近ではアルバイトさん同士が個別に相談して調整していただいたりしています。それは会社がそうしてというより、皆さんの自主性で互いのフォローが実現しています。

社員もアルバイトも仲が良く、会社に愛着を持っていただいているからこそ、そうした風土が生まれているのだと思います。

■今回の採用について

仕事がだいぶ忙しくなり、皆さんが余裕を持ってお仕事いただける流れを作るため、2~3名のスタッフを採用します。

就業は早ければ11月もしくは12月を予定しており、採用させていただいた方の都合に合わせて決めたいと思っています。就業日から1週間は
10:00~18:00 で研修がございますので、融通がつく方にお願いしたいと思っております。

勤務は週3~5日の間で。
10:00~18:00の間。フルタイムでも構いません。 10:30~16:00は必須でお願いいたします。

以上長々と書いてしまいましたが、皆様からのご応募を心よりお待ちしております。

ご拝読いただき誠にありがとうございました。